Format des calendriers d'horaires et d'absences

Ce sujet a 4 réponses, 1 participant et a été mis à jour par  Agnès M, il y a 2 ans et 6 mois.

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  • #1036


    Agnès M

    Bonjour,

    nous voudrions utiliser Planning Biblio pour gérer les plannings uniquement, les congés devant être gérés dans un autre logiciel développé en interne. Il nous faudrait donc dans l’idéal importer de cet autre logiciel les horaires hebdomadaires des agents ainsi que leurs congés.
    Pour faire la conversion et permettre au logiciel de congés d’exporter des données intégrables dans Planning Biblio, pouvez-vous nous dire quel est le format que celui-ci utilise ? y a-t-il une documentation ?

    En vous remerciant,

    Agnès Manneheut
    SCD de l’Université de Nantes

  • #1051


    Jérôme
    Admin bbPress

    Bonjour,

    Les importations des congés et des heures de présence seront disponibles à partir de la version 2.4.

    Les congés pourront être importés au format ICS.
    Les heures de présences au format CSV.
    Les importations seront automatisables via un cron (tâche planifiée).
    Le module planningHebdo devra être activé.
    La version 2.4 et sa documentation seront bientôt téléchargeables sur le site.

    Format CSV pour l’importation des heures de présence :
    – une ligne par jour et par agent
    – chaque ligne doit contenir : l’identifiant de l’agent (login ou adresse e-mail); la date; l’heure de début; l’heure de début de pause; l’heure de fin de pause; l’heure de fin de journée
    – informations séparées par des ;
    – formats acceptés pour les dates : AAAAMMJJ ou MM/JJ/AAAA
    – formats acceptés pour les heures : 0000, 00h00, 00:00, 000, 0h00, 0:00

    Cordialement,
    Jérôme

  • #1181


    Agnès M

    Bonjour,

    et merci beaucoup de cette réponse détaillée. Entre-temps nous avons installé la version 2.5 qui répond à notre besoin :).
    Mais nous sommes encore en rodage et j’ai quelques questions sur des problèmes constatés à l’usage (qui ne seront donc peut-être pas dans la bonne catégorie du forum, désolée…).
    Le problème principal est que l’import des horaires efface tous les plannings de présence, même ceux qui ne sont pas importés mais créés dans PlanningBiblio (c’est le cas de nos moniteurs). Nous n’avons pas encore pu creuser cette question ni celle de la fréquence idéale pour les imports, mais auriez-vous une idée d’une manière simple pour y remédier ?
    C’est gênant en particulier pour les 4 ou 5 agents qui travaillent 2 jours de la semaine sur un site et les 3 autres sur un autre. À l’import, PlanningBiblio met dans le planning de présence un seul des 2 sites définis dans la fiche agent, pour tous les jours. Pour l’une des deux bibliothèques, les collègues sont donc toujours « indisponible (autre site) », il n’y a plus moyen de distinguer s’ils sont disponibles ou non (par exemple, si leurs horaires ne correspondent pas). Or du fait de l’import, ces sites ne sont pas modifiables dans la fiche de l’agent ; et même s’ils l’étaient, il nous faudrait les modifier à chaque nouvel import, qui doit être fait fréquemment car en pratique il arrive souvent qu’un agent ou un autre change ses horaires.
    C’est pourquoi il nous intéresserait de pouvoir n’effacer que les horaires correspondant à une personne pour laquelle il y en a de nouveaux. Désolée, je ne sais pas si ma question est bien claire…
    Un autre point beaucoup moins gênant : pour 2 agents qui travaillent le matin dans un service administratif et l’après-midi dans une bibliothèque, je m’étais demandé s’il serait compliqué d’attribuer un site à une demi-journée plutôt qu’à une journée (ce n’est pas gênant car les personnes qui font les plannings ont bien à l’esprit cette répartition de leur temps).

    En vous remerciant,

    Agnès Manneheut

  • #1182


    Jérôme
    Admin bbPress

    Bonjour,

    Normalement, l’importation des horaires ne doit pas effacer les horaires renseignés depuis l’application.
    Le module planning Hebdo doit être activé. Les horaires des moniteurs doivent être saisis depuis « mon compte » ou depuis le menu « Administration / Plannings de présence » puis validés.
    NB : les horaires renseignés dans les fiches agents avant l’activation du module sont effacés.
    Si les conditions précédentes sont remplies, vérifiez votre base de données. Le champ cle de la table planningHebdo doit être NULL pour les horaires saisis dans Planning Biblio et il doit contenir un code pour les horaires importés.

    Pour la question multi-sites,
    Avez-vous la possibilité d’exporter cette information, jour par jour, depuis votre logiciel de congés ?
    Idéalement, il faudrait ajouter le numéro du site à la fin de chaque ligne (précédé d’un ; ).
    Le fichier gérant l’importation des horaires devra être modifié, je vais étudier ceci.

    Il n’est pas possible actuellement de gérer l’affectation des sites à la demi-journée.
    J’étudierai les développements nécessaires à ce fonctionnement si vous le souhaitez.

    J’espère que ceci vous aidera.

    Cordialement,
    Jérôme

  • #1209


    Agnès M

    Bonjour,

    merci beaucoup pour la réponse !
    On ne vérifie jamais assez les « problèmes » remontés (pourtant je jure l’avoir fait) : en fait les horaires saisis dans PlanningBiblio ne sont pas du tout « effacés ». Désolée…
    Quant aux personnes qui sont sur plusieurs sites, l’application de gestion des congés ne gère pas cette notion. Mais elles sont peu nombreuses et ne changent pas d’horaires si souvent, donc nous pourrons modifier le fichier spécialement pour elles.

    En revanche nous rencontrons un problème (un vrai je crois cette fois) pour les collègues qui travaillent seulement le matin sur tel ou tel jour de la semaine : ils sont considérés comme indisponibles toute la journée. Aucun souci en revanche pour ceux qui à l’inverse ne travaillent que l’après-midi.
    En regardant ajax.menudiv.php (ligne 246), on a l’impression que l’utilisation de l’heure 1 en guise d’heure 3 ne se fait pas (non plus peut-être, pour les agents qui ne travaillent que l’après-midi, que la prise en compte de l’heure 2 pour l’heure 0, mais la logique ne les empêche pas d’être disponibles l’après-midi).
    J’ai cherché dans le forum, je n’ai pas eu l’impression que le problème a été traité ?

    Encore merci,

    Agnès

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